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¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

Si desglosamos ésta respuesta en términos sencillos, veremos que la administración:

Es todo un proceso que incluye (en términos generales) planificación, organización, dirección y control para un adecuado uso de los recursos de la organización (humanos, financieros, tecnológicos, materiales, de información) y para la realización de las actividades de trabajo.

Tiene el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz; es decir, lograr los objetivos con el empleo de la mínima cantidad de recursos.

Recursos

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Recursos tangibles

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Los recursos tangibles son aquellos que tienen una parte material, es decir, son cuantificables y medibles gracias a ese soporte físico. Existen diferentes tipos de recursos tangibles: el inmovilizado que remite al terreno, el edificio, las instalaciones… Las existencias remiten a las materias primas.

Para finalizar, los activos financieros tienen que ver con el capital y los derechos de cobro.
Gestionar de una forma positiva los recursos tangibles de una empresa significa hacer un uso óptimo de esos bienes. Lo importante es hacer un buen uso de estos recursos para poder alcanzar el éxito.

Recursos intangibles

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Los recursos intangibles de una empresa son aquellos que a diferencia de los recursos tangibles no son medibles, ni cuantificables. Tampoco tienen un soporte físico. Son un tipo de información y de conocimiento, y todo aquello que es inmaterial, no se puede medir.

La inmaterialidad de los recursos intangibles también dificulta su gestión ya que en muchas ocasiones, es difícil poder ver estos bienes con objetividad y poder evaluarlos. A diferencia de los recursos tangibles que se desgastan por el uso, por el contrario, los recursos intangibles ganan fuerza, calidad y valor.

Los recursos intangibles tienen mucho peso en el éxito final de la empresa: la filosofía de la empresa transmite una imagen concreta en los clientes asociada a unos valores, la elección del capital humano para formar parte de dicho proyecto, la creación de un logotipo atractivo, las relaciones personales dentro de la propia empresa y con los proveedores y clientes.

El reto de una empresa implica aprender a gestionar los recursos intangibles. Los recursos intangibles generan valores que pueden generar una gran confianza en los clientes.

Recursos humanos

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Tradicionalmente los recursos humanos de una organización se han definido como el conjunto de empleados, en cualquier tipo de modalidad y rango, de los que dispone una compañía para desarrollar sus proyectos.

Se relaciona con todo el proceso que implica a las personas que forman parte de loa organización. Desde el primer contacto en un proceso de selección hasta el fin del paso del empleado por la organización.

Actualmente, los departamentos de recursos humanos, han tomado un aire más cercano. La tendencia es volcarse en la parte más humana, el empleado deja de considerarse únicamente un recurso. Para ello, existen políticas destinadas al bienestar y la satisfacción del trabajador con la empresa.

Control

 El control se refiere a la medición, seguimiento y corrección de las actividades y funciones de las diferentes áreas operacionales, con el fin de comprobar que la planificación realizada se cumple de acuerdo con lo establecido.

En este elemento se comparan los resultados reales obtenidos con los objetivos planteados, y se determina las funciones en las cuales se requieren medidas de corrección.

Si no existe planificación, no puede existir control; esto quiere decir que, si un emprendedor no realiza una adecuada planificación de su emprendimiento, el sistema de control interno difícilmente podrá funcionar, ya que no existirían las metas u objetivos a alcanzar.

Por ello, una vez establecidos los objetivos de la planificación, el emprendedor debe diseñar un sistema de control interno que establezca los mecanismos de medición para verificar que estos objetivos se vayan cumpliendo. Se deben realizar las proyecciones de ingresos, costos y gastos, lo cual se convierte en la primera herramienta de control. Si las ventas no se están cumpliendo de acuerdo con lo presupuestado, es el momento para tomar medidas correctivas adecuadas.

Dirección

Este elemento de la administración se refiere a guiar a las personas y generar cambios positivos en ellas para que puedan cumplir las metas del grupo y del emprendimiento. Por lo tanto, la labor de dirección de un emprendedor no se puede delegar. Debe dirigir a su equipo de la manera más adecuada mediante un liderazgo permanente y debe saber equilibrar el rendimiento y el desempeño óptimos de los colaboradores con los objetivos del emprendimiento.

El liderazgo se da en función del cumplimiento de algunos factores, entre los principales se puede destacar el proceso de influir sobre las personas para que estas se esfuercen más en el trabajo de manera voluntaria y con compromiso.

De esta manera, se asegura la tarea de cumplir las metas y objetivos del emprendimiento de guiar, conducir, dar ejemplo, colaborar y motivar a los colaboradores para que alcancen sus objetivos personales y grupales.

Por ello, el líder debe conocer varias técnicas de motivación para que sus colaboradores puedan adquirir las destrezas y capacidades, y así cumplir con los objetivos deseados. Un ejemplo claro de un líder es el entrenador de un equipo de fútbol.

Organización

Este elemento de la administración se refiere al hecho de que las personas deben tener funciones claras que desempeñar en un emprendimiento. Estas funciones se determinan con base en el cumplimiento de un objetivo, lo que quiere decir que la función de organización implica establecer una estructura interna del emprendimiento que permita la realización de las funciones de los diferentes colaboradores del emprendimiento.

Esta estructura debe asegurar que se cumplan todas las tareas necesarias para alcanzar los objetivos.

Planeación

 La planeación se refiere a la toma de decisiones sobre el emprendimiento, es decir, seleccionar la mejor alternativa sobre una base de opciones, que permitan que el emprendimiento tenga éxito.

Lo importante es tomar una acción sobre lo planificado, es decir, tomar decisiones para generar actividad ya que mientras no exista una decisión de planificación que involucre recursos humanos, materiales intangibles y/o financieros, se podría quedar en un sueño que no se pudo realizar, un sueño truncado. La planeación establece el puente entre la situación actual y la situación a la que se desea llegar.

La planeación implica tomar decisiones sobre:

Estas preguntas se deben hacer para cualquier decisión que se desee adoptar, enfocada en la consecución de un objetivo o meta; por lo tanto, mientras no se resuelvan estas preguntas, la planeación puede estar incompleta. Es importante mencionar que la planeación no solo implica las respuestas a estas preguntas, sino también la forma de implementación de las decisiones adoptadas.

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